Política de Privacidad

INTRODUCCIÓN

EazyCity Ltd necesita recopilar y utilizar cierta información sobre individuos
Estos pueden incluir clientes, proveedores, contactos comerciales, empleados y otras personas con las que la organización tiene una relación o puede necesitar contactar.
Esta política describe cómo se debe recopilar, manejar y almacenar estos datos personales para cumplir con los estándares de protección de datos de la empresa y para cumplir con la ley.

POR QUÉ EXISTE ESTA POLÍTICA:

Esta política de protección de datos asegura que EazyCity Ltd:
• Cumple con la ley de protección de datos y sigue buenas prácticas
• Protege los derechos de los clientes, el personal y los socios
• Es transparente sobre cómo almacena y procesa los datos de las personas
• Se protege de los riesgos de violaciones de datos

LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS:

El Reglamento General de Protección de Datos 2106/679 describe cómo las organizaciones – incluyendo EazyCity Ltd – deben recopilar, manejar y almacenar información personal.
Estas reglas se aplican independientemente de si los datos se almacenan electrónicamente, en papel o en otros materiales.
Para cumplir con la ley, la información personal debe ser recopilada y utilizada de manera justa, almacenada de forma segura y no divulgada ilegalmente.
El Reglamento General de Protección de Datos se basa en 8 principios importantes. Estos establecen que los datos personales deben:
1. Ser procesados de manera justa y legal
2. Ser obtenidos solo para fines específicos y legales
3. Ser adecuados, relevantes y no excesivos
4. Ser precisos y mantenerse actualizados
5. No ser retenidos por más tiempo del necesario
6. Procesarse de acuerdo con los derechos de los interesados
7. Ser protegidos de maneras adecuadas
8. No ser transferidos fuera de la UE, a menos que ese país o territorio también garantice un nivel adecuado de protección

PERSONAS, RIESGO Y RESPONSABILIDADES:
ALCANCE DE LA POLÍTICA

La política se aplica a:
• La oficina central de EazyCity Ltd ubicada en 112 Oliver Plunkett St
• Todas las sucursales de EazyCity Ltd
• Todo el personal de EazyCity Ltd
• Todos los contratistas y personas que trabajen en nombre de EazyCity Ltd
Se aplica a todos los datos que la empresa posee relacionados con individuos vivos, incluso si esa información técnicamente cae fuera del Reglamento General de Protección de Datos 2016/679. Esto puede incluir:
• Nombre de las personas
• Direcciones postales
• Direcciones de correo electrónico
• Números de teléfono
• Además de cualquier otra información relacionada directa o indirectamente con las personas

RIESGOS DE PROTECCIÓN DE DATOS

Esta política ayuda a proteger a EazyCity Ltd de algunos riesgos de seguridad de datos muy reales, incluyendo:
• Violaciones de la confidencialidad – Por ejemplo, información que se entrega de manera inapropiada.
• No ofrecer elección – Por ejemplo, todas las personas deberían ser libres de elegir cómo la empresa utiliza los datos relacionados con ellas.
• Daño a la reputación – Por ejemplo, la empresa podría sufrir si los hackers logran acceder a datos sensibles.

RESPONSABILIDADES

Todos los que trabajan para o con EazyCity Ltd tienen alguna responsabilidad para garantizar que los datos se recojan, almacenen y manejen adecuadamente.
Cada equipo que maneja datos personales debe asegurarse de que se manejen y procesen de acuerdo con esta política y los principios de protección de datos.

DIRECTRICES GENERALES PARA EL PERSONAL

• Las únicas personas que pueden acceder a los datos cubiertos por esta política deben ser aquellas que los necesiten para su trabajo
• Los datos no deben compartirse de manera informal. Cuando se requiera acceso a información confidencial, los empleados pueden solicitarlo a su gerente directo
• EazyCity Ltd proporcionará capacitación a todos los empleados para ayudarles a entender sus responsabilidades en el manejo de datos
• Los empleados deben mantener todos los datos seguros, tomando precauciones sensatas
• Los datos personales no deben ser divulgados a personas no autorizadas, ya sea dentro de la empresa o externamente
• Los datos deben ser revisados y actualizados si se encuentra que están desactualizados. Si ya no son necesarios, deben ser eliminados y desechados.

ALMACENAMIENTO DE DATOS

Estas reglas describen cómo y dónde los datos deben ser almacenados de manera segura.
• Cuando los datos se almacenan en papel, deben guardarse en un lugar seguro donde las personas no autorizadas no puedan verlos
• Estas directrices también se aplican a los datos que normalmente se almacenan electrónicamente pero que han sido impresos por alguna razón
• Cuando no se requieran, el papel o los archivos deben guardarse en un cajón o archivo con llave
• Los empleados deben asegurarse de que los documentos en papel y las impresiones no se dejen donde personas no autorizadas puedan verlos, por ejemplo, en la impresora.
• Las impresiones de datos deben ser destruidas y desechadas de manera segura cuando ya no sean necesarias.

Cuando los datos se almacenan electrónicamente, deben estar protegidos contra el acceso no autorizado, la eliminación accidental y los intentos de hacking malicioso:
• Los datos deben estar protegidos por contraseñas fuertes que se cambien regularmente y nunca se compartan entre empleados.
• Si los datos se almacenan en medios extraíbles (por ejemplo, CD/DVD), estos deben guardarse bajo llave de forma segura cuando no se estén utilizando.
• Los datos solo deben almacenarse en unidades y servidores designados y solo deben subirse a un servicio de computación en la nube aprobado.
• Los servidores que contienen datos personales deben estar ubicados en un lugar seguro.
• Los datos deben ser respaldados con frecuencia. Esos respaldos deben ser probados regularmente de acuerdo con los procedimientos estándar de respaldo de la empresa.
• Los datos nunca deben guardarse directamente en laptops u otros dispositivos móviles como tabletas o teléfonos inteligentes.
• Todos los servidores y computadoras que contienen datos deben estar protegidos por software de seguridad aprobado y un firewall.

USO DE DATOS

Los datos personales no son útiles para EazyCity Ltd a menos que la empresa pueda hacer uso de ellos. Sin embargo, es cuando se accede y utiliza datos personales que pueden estar en mayor riesgo de pérdida, corrupción o robo:
• Al trabajar con datos personales, los empleados deben asegurarse de que las pantallas de sus computadoras estén siempre bloqueadas cuando se dejen desatendidas.
• Los datos personales no deben compartirse de manera informal. En particular, nunca deben enviarse por correo electrónico, ya que esta forma de comunicación no es segura.
• Los datos deben ser cifrados antes de ser transferidos electrónicamente. El proveedor de TI puede explicar cómo enviar datos a contactos externos autorizados.
• Los datos personales nunca deben ser transferidos fuera del Espacio Económico Europeo.
• Los empleados no deben guardar copias de datos personales en sus propias computadoras. Siempre acceda y actualice la copia central de los datos.

PRECISIÓN DE DATOS

La ley requiere que EazyCity Ltd tome medidas razonables para garantizar que los datos se mantengan precisos y actualizados.
Cuanto más importante sea que los datos personales sean precisos, mayor será el esfuerzo que EazyCity Ltd debe poner en garantizar su precisión.
Es responsabilidad de todos los empleados que trabajan con datos tomar medidas razonables para garantizar que se mantengan lo más precisos y actualizados posible.
• Los datos se mantendrán en la menor cantidad de lugares posible. El personal no debe crear conjuntos de datos adicionales innecesarios.
• El personal debe aprovechar cada oportunidad para asegurarse de que los datos se actualicen. Por ejemplo, confirmando los detalles de un cliente cuando llama.
• EazyCity facilitará que los sujetos de datos actualicen la información que EazyCity tiene sobre ellos. Por ejemplo, a través del sitio web de la empresa.
• Los datos deben actualizarse a medida que se descubren inexactitudes. Por ejemplo, si un cliente ya no puede ser contactado a través del número de teléfono móvil guardado, debe ser eliminado de la base de datos.
• Es responsabilidad del Gerente de Marketing asegurarse de que las bases de datos de marketing se verifiquen contra los archivos de supresión de la industria cada 6 meses

SOLICITUD DE ACCESO A DATOS

Todas las personas que son el sujeto de datos personales mantenidos por EazyCity Ltd tienen derecho a:
• Preguntar qué información tiene la empresa sobre ellos y por qué
• Preguntar cómo obtener acceso a ella
• Ser informados sobre cómo mantenerla actualizada
• Ser informados sobre cómo la empresa está cumpliendo con sus obligaciones de protección de datos
Si una persona contacta a la empresa solicitando esta información, esto se llama una solicitud de acceso a datos.

Para acceder a sus datos, simplemente complete el formulario (INSERTAR FORMULARIO DE SOLICITUD DE ACCESO A DATOS) y envíelo por correo electrónico a datarequest@eazycity.com o por correo a 112 Oliver Plunkett St, Cork. Tenga en cuenta que también se requerirá prueba de identificación para autenticar la solicitud.

Las solicitudes de acceso a datos de individuos deben hacerse por correo electrónico, dirigidas al controlador de datos en carol@eazycity.com. El controlador de datos puede proporcionar un formulario de solicitud estándar, aunque los individuos no tienen que usarlo.
No se puede cobrar a los individuos por honrar una solicitud de acceso a datos. El controlador de datos se propondrá proporcionar los datos relevantes dentro de los 30 días.
El controlador de datos siempre verificará la identidad de cualquier persona que haga una solicitud de acceso a datos antes de entregar información.

DIVULGACIÓN DE DATOS POR OTRAS RAZONES

En ciertas circunstancias, el Reglamento General de Protección de Datos permite que los datos personales se divulguen a las agencias de aplicación de la ley sin el consentimiento del sujeto de datos.
Bajo estas circunstancias, EazyCity Ltd divulgará los datos solicitados. Sin embargo, el controlador de datos se asegurará de que la solicitud sea legítima, buscando asistencia de los asesores legales de la empresa cuando sea necesario.

PROPORCIONANDO INFORMACIÓN

EazyCity Ltd tiene como objetivo asegurar que los individuos sean conscientes de que sus datos están siendo procesados, y que entiendan:
• Cómo se están utilizando los datos
• Cómo ejercer sus derechos
Con este fin, la empresa tiene una declaración de privacidad, que establece cómo se utilizan los datos relacionados con los individuos por parte de la empresa.