Informativa sulla privacy

INTRODUZIONE

EazyCity Ltd ha bisogno di raccogliere e utilizzare determinate informazioni su individui
Questi possono includere clienti, fornitori, contatti commerciali, dipendenti e altre persone con cui l’organizzazione ha una relazione o potrebbe aver bisogno di contattare.
Questa politica descrive come questi dati personali devono essere raccolti, gestiti e archiviati per soddisfare gli standard di protezione dei dati dell’azienda e per conformarsi alla legge.

PERCHÉ ESISTE QUESTA POLITICA:

Questa politica di protezione dei dati garantisce che EazyCity Ltd:
• Rispetti la legge sulla protezione dei dati e segua buone pratiche
• Protegga i diritti di clienti, personale e partner
• Sia trasparente su come archivia e tratta i dati degli individui
• Si protegga dai rischi di violazioni dei dati

LEGGE SULLA PROTEZIONE DEI DATI:

Il Regolamento generale sulla protezione dei dati 2106/679 descrive come le organizzazioni – inclusa EazyCity Ltd – devono raccogliere, gestire e archiviare informazioni personali.
Qu queste regole si applicano indipendentemente dal fatto che i dati siano archiviati elettronicamente, su carta o su altri materiali.
Per conformarsi alla legge, le informazioni personali devono essere raccolte e utilizzate in modo equo, conservate in modo sicuro e non divulgate illegalmente.
Il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati è sostenuto da 8 principi importanti. Questi stabiliscono che i dati personali devono:
1. Essere trattati in modo equo e lecito
2. Essere ottenuti solo per scopi specifici e leciti
3. Essere adeguati, pertinenti e non eccessivi
4. Essere accurati e mantenuti aggiornati
5. Non essere conservati più a lungo del necessario
6. Essere trattati in conformità ai diritti degli interessati
7. Essere protetti in modi appropriati
8. Non essere trasferiti al di fuori dell’UE, a meno che quel paese o territorio non garantisca anche un livello adeguato di protezione

PERSONE, RISCHI E RESPONSABILITÀ:
AMBITO DELLA POLITICA

La politica si applica a:
• La sede centrale di EazyCity Ltd situata in 112 Oliver Plunkett St
• Tutte le filiali di EazyCity Ltd
• Tutto il personale di EazyCity Ltd
• Tutti i contrattisti e le persone che lavorano per conto di EazyCity Ltd
Si applica a tutti i dati che l’azienda detiene relativi a persone viventi, anche se tali informazioni tecnicamente rientrano al di fuori del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati 2016/679. Questo può includere:
• Nome delle persone
• Indirizzi postali
• Indirizzi email
• Numeri di telefono
• Inoltre, qualsiasi altra informazione relativa direttamente o indirettamente a persone

RISCHI PER LA PROTEZIONE DEI DATI

Questa politica aiuta a proteggere EazyCity Ltd da alcuni rischi molto reali per la sicurezza dei dati, tra cui:
• Violazioni della riservatezza – Ad esempio, informazioni divulgate in modo inappropriato.
• Mancanza di scelta – Ad esempio, tutti gli individui dovrebbero essere liberi di scegliere come l’azienda utilizza i dati che li riguardano.
• Danno reputazionale – Ad esempio, l’azienda potrebbe subire conseguenze se gli hacker riuscissero ad accedere a dati sensibili.

RESPONSABILITÀ

Tutti coloro che lavorano per o con EazyCity Ltd hanno una certa responsabilità per garantire che i dati siano raccolti, archiviati e gestiti in modo appropriato.
Ogni team che gestisce dati personali deve garantire che siano trattati e elaborati in conformità con questa politica e i principi di protezione dei dati.

LINEE GUIDA GENERALI PER IL PERSONALE

• Le uniche persone in grado di accedere ai dati coperti da questa politica dovrebbero essere quelle che ne hanno bisogno per il proprio lavoro
• I dati non dovrebbero essere condivisi in modo informale. Quando è necessario accedere a informazioni riservate, i dipendenti possono richiederlo al proprio manager diretto
• EazyCity Ltd fornirà formazione a tutti i dipendenti per aiutarli a comprendere le proprie responsabilità nella gestione dei dati
• I dipendenti dovrebbero mantenere tutti i dati al sicuro, adottando precauzioni sensate
• I dati personali non dovrebbero essere divulgati a persone non autorizzate, sia all’interno dell’azienda che esternamente
• I dati dovrebbero essere esaminati e aggiornati se si scopre che sono obsoleti. Se non più necessari, dovrebbero essere eliminati e smaltiti.

ARCHIVIAZIONE DEI DATI

Queste regole descrivono come e dove i dati dovrebbero essere archiviati in modo sicuro.
• Quando i dati sono archiviati su carta, dovrebbero essere conservati in un luogo sicuro dove le persone non autorizzate non possano vederli
• Queste linee guida si applicano anche ai dati che di solito sono archiviati elettronicamente ma sono stati stampati per qualche motivo
• Quando non sono necessari, la carta o i file dovrebbero essere conservati in un cassetto o in un armadietto chiuso a chiave
• I dipendenti dovrebbero assicurarsi che la carta e le stampe non siano lasciate dove le persone non autorizzate possano vederle, ad esempio sulla stampante
• Le stampe dei dati dovrebbero essere triturate e smaltite in modo sicuro quando non sono più necessarie

Quando i dati sono archiviati elettronicamente, devono essere protetti da accessi non autorizzati, eliminazione accidentale e tentativi di hacking malevoli:
• I dati dovrebbero essere protetti da password forti che vengono cambiate regolarmente e mai condivise tra i dipendenti
• Se i dati sono archiviati su supporti rimovibili (ad es. CD/DVD), questi dovrebbero essere conservati in un luogo sicuro quando non vengono utilizzati
• I dati dovrebbero essere archiviati solo su unità e server designati e dovrebbero essere caricati solo su un servizio di cloud computing approvato
• I server contenenti dati personali dovrebbero essere collocati in una posizione sicura
• I dati devono essere salvati frequentemente. Questi backup devono essere testati regolarmente in conformità con le procedure standard di backup dell’azienda.
• I dati non devono mai essere salvati direttamente su laptop o altri dispositivi mobili come tablet o smartphone.
• Tutti i server e i computer contenenti dati devono essere protetti da software di sicurezza approvato e da un firewall.

UTILIZZO DEI DATI

I dati personali non sono utili a EazyCity Ltd a meno che l’azienda non possa utilizzarli. Tuttavia, è quando i dati personali vengono accessi e utilizzati che possono essere a maggior rischio di perdita, corruzione o furto:
• Quando si lavora con dati personali, i dipendenti devono assicurarsi che gli schermi dei loro computer siano sempre bloccati quando lasciati incustoditi.
• I dati personali non devono essere condivisi informalmente. In particolare, non devono mai essere inviati via email, poiché questa forma di comunicazione non è sicura.
• I dati devono essere crittografati prima di essere trasferiti elettronicamente. Il fornitore IT può spiegare come inviare dati a contatti esterni autorizzati.
• I dati personali non devono mai essere trasferiti al di fuori dello Spazio Economico Europeo.
• I dipendenti non devono salvare copie di dati personali sui propri computer. Accedere e aggiornare sempre la copia centrale dei dati.

PRECISIONE DEI DATI

La legge richiede a EazyCity Ltd di adottare misure ragionevoli per garantire che i dati siano mantenuti accurati e aggiornati.
Più è importante che i dati personali siano accurati, maggiore deve essere lo sforzo che EazyCity Ltd deve mettere per garantirne l’accuratezza.
È responsabilità di tutti i dipendenti che lavorano con i dati adottare misure ragionevoli per garantire che siano mantenuti il più accurati e aggiornati possibile.
• I dati saranno conservati in il minor numero possibile di luoghi. Il personale non deve creare set di dati aggiuntivi non necessari.
• Il personale deve cogliere ogni opportunità per garantire che i dati siano aggiornati. Ad esempio, confermando i dettagli di un cliente quando chiama.
• EazyCity renderà facile per i soggetti dei dati aggiornare le informazioni che EazyCity detiene su di loro. Ad esempio, tramite il sito web dell’azienda.
• I dati devono essere aggiornati man mano che vengono scoperte imprecisioni. Ad esempio, se un cliente non può più essere contattato tramite il numero di cellulare salvato, deve essere rimosso dal database.
• È responsabilità del Marketing Manager garantire che i database di marketing siano controllati rispetto ai file di soppressione del settore ogni 6 mesi.

RICHIESTA DI ACCESSO AI DATI

Tutte le persone che sono oggetto di dati personali detenuti da EazyCity Ltd hanno diritto a:
• Chiedere quali informazioni l’azienda detiene su di loro e perché.
• Chiedere come accedervi.
• Essere informati su come mantenerli aggiornati.
• Essere informati su come l’azienda sta adempiendo ai propri obblighi di protezione dei dati.
Se un individuo contatta l’azienda richiedendo queste informazioni, si chiama richiesta di accesso dell’interessato.

Per accedere ai tuoi dati, compila semplicemente il modulo (INSERISCI MODULO RICHIESTA ACCESSO INTERESSATO) e invialo via email a datarequest@eazycity.com o per posta a 112 Oliver Plunkett St, Cork. Si prega di notare che sarà necessaria anche una prova di identificazione per autenticare la richiesta.

Le richieste di accesso dell’interessato da parte degli individui devono essere effettuate via email, indirizzate al responsabile del trattamento dei dati all’indirizzo carol@eazycity.com. Il responsabile del trattamento dei dati può fornire un modulo di richiesta standard, anche se gli individui non sono obbligati a utilizzarlo.
Non possono essere addebitati costi per onorare una richiesta di accesso dell’interessato. Il responsabile del trattamento dei dati si impegnerà a fornire i dati pertinenti entro 30 giorni.
Il responsabile del trattamento dei dati verificherà sempre l’identità di chiunque faccia una richiesta di accesso dell’interessato prima di fornire informazioni.

DIVULGAZIONE DEI DATI PER ALTRI MOTIVI

In determinate circostanze, il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati consente la divulgazione dei dati personali alle agenzie di enforcement senza il consenso dell’interessato.
In queste circostanze, EazyCity Ltd divulgherà i dati richiesti. Tuttavia, il responsabile del trattamento dei dati si assicurerà che la richiesta sia legittima, cercando assistenza dai consulenti legali dell’azienda quando necessario.

FORNIRE INFORMAZIONI

EazyCity Ltd si impegna a garantire che gli individui siano consapevoli che i loro dati vengono trattati e che comprendano:
• Come vengono utilizzati i dati
• Come esercitare i propri diritti
A tal fine, l’azienda ha una dichiarazione sulla privacy, che stabilisce come i dati relativi agli individui vengono utilizzati dall’azienda.