Politique de confidentialité

INTRODUCTION

EazyCity Ltd doit rassembler et utiliser certaines informations sur des individus
Ceci peut inclure des clients, des fournisseurs, des contacts commerciaux, des employés et d’autres personnes avec lesquelles l’organisation a une relation ou qu’elle pourrait avoir besoin de contacter.
Cette politique décrit comment ces données personnelles doivent être collectées, traitées et stockées pour répondre aux normes de protection des données de l’entreprise et se conformer à la loi.

POURQUOI CETTE POLITIQUE EXISTE:

Cette politique de protection des données garantit qu’EazyCity Ltd :
• Se conforme à la loi sur la protection des données et suit les bonnes pratiques
• Protège les droits des clients, du personnel et des partenaires
• Est transparente sur la manière dont elle stocke et traite les données des individus
• Se protège contre les risques de violations de données

LOI SUR LA PROTECTION DES DONNÉES:

Le Règlement Général sur la Protection des Données 2106/679 décrit comment les organisations – y compris EazyCity Ltd – doivent collecter, traiter et stocker des informations personnelles.
Ces règles s’appliquent que les données soient stockées électroniquement, sur papier ou sur d’autres supports.
Pour se conformer à la loi, les informations personnelles doivent être collectées et utilisées de manière équitable, stockées en toute sécurité et non divulguées illégalement.
Le Règlement Général sur la Protection des Données repose sur 8 principes importants. Ceux-ci stipulent que les données personnelles doivent :
1. Être traitées de manière équitable et légale
2. Être obtenues uniquement à des fins spécifiques et légales
3. Être adéquates, pertinentes et non excessives
4. Être exactes et tenues à jour
5. Ne pas être conservées plus longtemps que nécessaire
6. Être traitées conformément aux droits des personnes concernées
7. Être protégées de manière appropriée
8. Ne pas être transféré en dehors de l’UE, à moins que ce pays ou territoire n’assure également un niveau de protection adéquat

PERSONNES, RISQUES ET RESPONSABILITÉS:
PORTÉE DE LA POLITIQUE

La politique s’applique à :
• Le siège d’EazyCity Ltd situé au 112 Oliver Plunkett St
• Toutes les succursales d’EazyCity Ltd
• Tout le personnel d’EazyCity Ltd
• Tous les contractuels et personnes travaillant pour le compte d’EazyCity Ltd
Elle s’applique à toutes les données que l’entreprise détient concernant des individus vivants, même si ces informations relèvent techniquement en dehors du Règlement Général sur la Protection des Données 2016/679. Cela peut inclure :
• Noms des individus
• Adresses postales
• Adresses e-mail
• Numéros de téléphone
• Plus toute autre information se rapportant directement ou indirectement aux individus

RISQUES EN MATIÈRE DE PROTECTION DES DONNÉES

Cette politique aide à protéger EazyCity Ltd de certains risques de sécurité des données très réels, notamment :
• Violations de la confidentialité – Par exemple, des informations étant divulguées de manière inappropriée.
• Échec à offrir un choix – Par exemple, tous les individus devraient être libres de choisir comment l’entreprise utilise les données les concernant.
• Dommages à la réputation – Par exemple, l’entreprise pourrait souffrir si des hackers réussissaient à accéder à des données sensibles.

RESPONSABILITÉS

Tout le monde travaillant pour ou avec EazyCity Ltd a une certaine responsabilité pour s’assurer que les données sont collectées, stockées et traitées de manière appropriée.
Chaque équipe qui traite des données personnelles doit s’assurer qu’elles sont traitées et traitées conformément à cette politique et aux principes de protection des données.

DIRECTIVES GÉNÉRALES POUR LE PERSONNEL

• Les seules personnes pouvant accéder aux données couvertes par cette politique devraient être celles qui en ont besoin pour leur travail
• Les données ne doivent pas être partagées de manière informelle. Lorsque l’accès à des informations confidentielles est nécessaire, les employés peuvent en faire la demande à leur manager direct
• EazyCity Ltd fournira une formation à tous les employés pour les aider à comprendre leurs responsabilités en matière de gestion des données
• Les employés doivent garder toutes les données sécurisées, en prenant des précautions sensées
• Les données personnelles ne doivent pas être divulguées à des personnes non autorisées, que ce soit au sein de l’entreprise ou à l’extérieur
• Les données doivent être examinées et mises à jour si elles sont jugées obsolètes. Si elles ne sont plus nécessaires, elles doivent être supprimées et éliminées.

STOCKAGE DES DONNÉES

Ces règles décrivent comment et où les données doivent être stockées en toute sécurité.
• Lorsque les données sont stockées sur papier, elles doivent être conservées dans un endroit sécurisé où les personnes non autorisées ne peuvent pas les voir
• Ces directives s’appliquent également aux données qui sont généralement stockées électroniquement mais qui ont été imprimées pour une raison quelconque
• Lorsqu’elles ne sont pas nécessaires, le papier ou les fichiers doivent être conservés dans un tiroir ou un classeur verrouillé
• Les employés doivent s’assurer que le papier et les impressions ne sont pas laissés à la vue de personnes non autorisées, par exemple sur l’imprimante
• Les impressions de données doivent être déchiquetées et éliminées en toute sécurité lorsqu’elles ne sont plus nécessaires

Lorsque les données sont stockées électroniquement, elles doivent être protégées contre l’accès non autorisé, la suppression accidentelle et les tentatives de piratage malveillant :
• Les données doivent être protégées par des mots de passe forts qui sont changés régulièrement et jamais partagés entre les employés
• Si les données sont stockées sur des supports amovibles (par exemple CD/DVD), ceux-ci doivent être conservés en lieu sûr lorsqu’ils ne sont pas utilisés
• Les données ne doivent être stockées que sur des disques et serveurs désignés et ne doivent être téléchargées que sur un service de cloud computing approuvé
• Les serveurs contenant des données personnelles doivent être situés dans un endroit sécurisé
• Les données doivent être sauvegardées fréquemment. Ces sauvegardes doivent être testées régulièrement conformément aux procédures de sauvegarde standard de l’entreprise
• Les données ne doivent jamais être enregistrées directement sur des ordinateurs portables ou d’autres appareils mobiles comme des tablettes ou des smartphones
• Tous les serveurs et ordinateurs contenant des données doivent être protégés par un logiciel de sécurité approuvé et un pare-feu.

UTILISATION DES DONNÉES

Les données personnelles n’ont aucune utilité pour EazyCity Ltd à moins que l’entreprise puisse en faire usage. Cependant, c’est lorsque les données personnelles sont accessibles et utilisées qu’elles peuvent être le plus à risque de perte, de corruption ou de vol :
• Lorsqu’ils travaillent avec des données personnelles, les employés doivent s’assurer que les écrans de leurs ordinateurs sont toujours verrouillés lorsqu’ils sont laissés sans surveillance
• Les données personnelles ne doivent pas être partagées de manière informelle. En particulier, elles ne doivent jamais être envoyées par e-mail, car cette forme de communication n’est pas sécurisée.
• Les données doivent être cryptées avant d’être transférées électroniquement. Le fournisseur informatique peut expliquer comment envoyer des données à des contacts externes autorisés
• Les données personnelles ne doivent jamais être transférées en dehors de l’Espace économique européen.
• Les employés ne doivent pas enregistrer de copies de données personnelles sur leurs propres ordinateurs. Accédez toujours et mettez à jour la copie centrale des données.

PRÉCISION DES DONNÉES

La loi exige qu’EazyCity Ltd prenne des mesures raisonnables pour garantir que les données sont tenues à jour et précises.
Plus il est important que les données personnelles soient précises, plus EazyCity Ltd doit fournir d’efforts pour garantir leur précision.
Il est de la responsabilité de tous les employés qui travaillent avec des données de prendre des mesures raisonnables pour s’assurer qu’elles sont aussi précises et à jour que possible.
• Les données seront conservées dans le moins d’endroits possible. Le personnel ne doit pas créer de jeux de données supplémentaires inutiles.
• Le personnel doit saisir chaque occasion pour s’assurer que les données sont mises à jour. Par exemple, en confirmant les détails d’un client lorsqu’il appelle.
• EazyCity facilitera la mise à jour des informations que l’entreprise détient sur les personnes concernées. Par exemple, via le site web de l’entreprise.
• Les données doivent être mises à jour dès que des inexactitudes sont découvertes. Par exemple, si un client ne peut plus être contacté via le numéro de téléphone mobile enregistré, il doit être supprimé de la base de données.
• Il est de la responsabilité du Responsable Marketing de s’assurer que les bases de données marketing sont vérifiées par rapport aux fichiers de suppression de l’industrie tous les 6 mois.

DEMANDE D’ACCÈS AUX DONNÉES

Toutes les personnes qui sont l’objet de données personnelles détenues par EazyCity Ltd ont le droit de :
• Demander quelles informations l’entreprise détient à leur sujet et pourquoi.
• Demander comment y accéder.
• Être informé sur la façon de les tenir à jour.
• Être informé sur la manière dont l’entreprise respecte ses obligations en matière de protection des données.
Si une personne contacte l’entreprise pour demander ces informations, cela s’appelle une demande d’accès aux données.

Pour accéder à vos données, il vous suffit de remplir le formulaire (INSÉRER LE FORMULAIRE DE DEMANDE D’ACCÈS AUX DONNÉES) et de l’envoyer par e-mail à datarequest@eazycity.com ou par courrier à 112 Oliver Plunkett St, Cork. Veuillez noter qu’une preuve d’identité sera également requise pour authentifier la demande.

Les demandes d’accès aux données des individus doivent être faites par e-mail, adressées au responsable des données à carol@eazycity.com. Le responsable des données peut fournir un formulaire de demande standard, bien que les individus ne soient pas obligés de l’utiliser.
Les individus ne peuvent pas être facturés pour honorer une demande d’accès aux données. Le responsable des données s’efforcera de fournir les données pertinentes dans un délai de 30 jours.
Le responsable des données vérifiera toujours l’identité de toute personne faisant une demande d’accès aux données avant de remettre des informations.

DIVULGATION DES DONNÉES POUR D’AUTRES RAISONS

Dans certaines circonstances, le Règlement Général sur la Protection des Données permet la divulgation de données personnelles aux agences d’application de la loi sans le consentement de la personne concernée.
Dans ces circonstances, EazyCity Ltd divulguera les données demandées. Cependant, le responsable des données s’assurera que la demande est légitime, en demandant l’aide des conseillers juridiques de l’entreprise si nécessaire.

FOURNITURE D’INFORMATIONS

EazyCity Ltd vise à s’assurer que les individus sont conscients que leurs données sont traitées, et qu’ils comprennent :
• Comment les données sont utilisées
• Comment exercer leurs droits
À cette fin, l’entreprise dispose d’une déclaration de confidentialité, précisant comment les données relatives aux individus sont utilisées par l’entreprise.